Знакомство с ОФД

В соответствии с законом автоматизированные расчеты с покупателями должны производиться через онлайн-кассу. Чтобы передавать данные с кассы в налоговую службу, нужен Оператор Фискальных Данных (ОФД) – организация с разрешением на обработку фискальных данных, посредник между пользователем кассы и налоговой инспекцией.

Что такое ОФД и кто должен с ним работать

ОФД получает фискальные чеки от ККТ, а также БСО и отчеты в электронном формате, отправляет их в ФНС и хранит в течение 5 лет.

Функции ОФД

Рассмотрим обязанности ОФД, регламентированные Законом:

• получать информацию от ККТ в режиме онлайн и обрабатывать ее;
• каждый день отправлять данные, принятые от кассы, в ФНС;
• предоставлять налоговой службе доступ к фискальным данным (ФД) в любое время по запросу;
• предотвращать потерю информации;
• не допускать третьих лиц к ФД;
• исключать возможности изменения, блокировки или уничтожения фискальных данных;
• осуществлять резервное копирование информации;
• сообщать в ФНС о факте заключения и расторжения договоров с владельцами ККТ;
• отправлять цифровые копии чеков клиентам на электронную почту или по номеру телефона.

Для того, чтобы оказывать услуги, ОФД должен иметь свой сайт с контактными данными, серверное оборудование и другие средства для обработки и защиты информации.

Кому нужно взаимодействовать с ОФД

Во всех сферах, где используются онлайн-кассы, должны быть и ОФД. А именно:

• розничные продажи;
• обслуживание;
• общественное питание;
• онлайн-торговля;
• вендинг.

Владельцы ККТ должны заключать договоры обслуживания с ОФД, чтобы передавать информацию в ФНС. Это касается почти всех организаций, оказывающих платные услуги.

Кому не нужно сотрудничать с ОФД

Договор с ОФД не нужен хозяйствующим субъектам, которые освобождены Законом от использования ККТ. Это касается:

• продажи бумажных газет и журналов;
• торговли ценными бумагами;
• обеспечения платным питанием учеников и сотрудников образовательных учреждений;
• разносной торговли;
• торговли на открытых рынках, ярмарках и в выставочных комплексах;
• ремонта и покраски обуви;
• изготовления галантереи;
• услуг по уходу за инвалидами, пожилыми и детьми;
• услуг носильщиков на вокзалах;
• продажи народного художественного творчества;
• продажи бахил и др.

Все направления, в которых не обязательно использование ККМ, перечислены в Законе. Использование ККМ не зависит от налогового режима и формы собственности.

В конце июня 2021 года истекла отсрочка по установке касс для предпринимателей, работающих без наемных сотрудников.

С этого момента все ИП на ПСН, ЕСХН, УСН и ОСНО обязаны проводить расчеты через кассу, даже если работают в одиночку, оказывают услуги и продают товары собственного производства. Работать без ККМ могут только физлица и ИП, зарегистрированные в качестве самозанятых на спецрежиме Налога на профессиональный доход. Услуги ОФД не требуются, так как касса не используется.

Бизнес в отдаленных и труднодоступных местностях

Если работа ведется в отдаленной местности, Закон позволяет не использовать ККМ. Список районов составляет местное управление.
Если на рабочем месте нет интернета, ККМ работает автономно. В этом случае продавцу нужно пробивать чеки за все продажи и отдавать их клиентам. Отправлять ФД в налоговую онлайн не нужно. Заключать договор с ОФД также не требуется.

Актуальный список фирм ОФД

На сайте ФНС опубликован актуальный список фирм ОФД, получивших специальное разрешение.

Список зарегистрированных в налоговой ОФД представлен в виде таблицы с ИНН и датами выдачи разрешений на обработку ФД. ОФД предлагают клиентам выбрать тариф с подходящим сроком обслуживания. Можно воспользоваться дополнительными услугами:
отправка чеков в «Честный Знак»;
отправка электронных ФД на e-mail или абонентский номер;

Тарифы, доступные на «Платформе ОФД»:

- на 1 день;
- на месяц;
- на квартал;
- на полгода;
- на год;
- на 15 месяцев;
- на 3 года.

Тариф обойдется дешевле, если оформить договор на несколько месяцев. Краткосрочные тарифы подходят для сезонной деятельности.
Файлы со списком ОФД и контактной информацией можно скачать с сайта ФНС.

Как получить доступ к личному кабинету в ОФД

Владельцы усиленной квалифицированной цифровой подписи (УКЭП) могут подключиться к ОФД удаленно. Получить УКЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. С 2022 года юрлицам и ИП нужно будет обращаться за УКЭП в УЦ ФНС или в УЦ Банка России, бюджетным организациям – в Федеральное казначейство.

Чтобы ЭП в «Платформе ОФД», нужно установить на рабочий стол программное обеспечение КриптоПро CSP или воспользоваться USB-токеном с единым клиентом JaCarta.

Регистрация в личном кабинете разных ОФД происходит примерно одинаково. Например, чтобы зарегистрироваться в «Платформе ОФД»:

1. Перейдите на сайт компании, нажмите «Войти в ЛК» и выберите «Зарегистрироваться».
2. В форме «Создание учетной записи» введите свои данные.
3. Введите пароль и нажмите «Зарегистрироваться». Код подтверждения придет по SMS, а письмо со ссылкой на завершение регистрации – на e-mail.
4. Перейдите по ссылке и подтвердите учетную запись по сертификату ЭП.
5. Заполните профиль. После подтверждения ЛК с помощью ЭП данные об организации появляются автоматически.
6. Нажмите на кнопку «Завершить регистрацию».

Разделы, которые становятся доступны пользователю:

• Бизнес. Аналитическая информация по доходам, возможность контролировать кассовые аппараты, сравнивать оборот разных ККТ.
• Магазины. Просмотр структуры компании через ККТ, зарегистрированные в подразделениях.
• Кассы. Контроль кассовых аппаратов, возможность поставить кассу на учет в ФНС.
• Чеки. Здесь можно искать и просматривать кассовые чеки, отслеживать информацию по суммам продаж, выгружать различные отчеты.
• Учет марок. Работа с маркированными товарами.
• Аналитика. Формирование отчетов по параметрам: кассы, чеки, продажи.
• Профиль. Изменение реквизитов предприятия, установка нового пароля и создание дополнительных аккаунтов, привязанных к одному номеру телефона.
• Документы. Здесь хранятся все контракты между пользователем и ОФД.
• Сотрудники. Добавление новых сотрудников и управление доступом.
• Лицевой счёт. Просмотр состояния баланса, создание счетов на оплату, проверка статусов зачисления после нее, приобретение и активация подписки для ККТ.
• Сервис и услуги. Подключение дополнительных услуг, оформление кассы в аренду и заказ ФН.

Оплатив подписку, пользователь получает доступ к инструментам ЛК.

Оплата услуг ОФД

ОФД принимают предоплату. Нужно выбрать тариф и активировать подписку. Цена у разных операторов в среднем не сильно отличается, но можно дополнительно приобретать сервисы. Есть несколько способов оплатить услуги ОФД:

• деньгами из ЛК (пополняется переводом с расчетного счета или карты);
• моментальная оплата банковской картой;
• по коду активации.

Чтобы пополнить счет, нужно составить документ в ЛК. В «Платформе ОФД» для этого есть раздел «Лицевой счет» ("баланс" – "пополнить баланс" - "счет на оплату"). Ввести сумму платежа в открывшемся разделе и нажать на «Скачать». Это будет счет на оплату в формате .docx.
Деньги придут в течение 3 дней.

Пополнение при помощи банковской карты ничем не отличается, нужно лишь указать тип оплаты «Банковская карта» в выпадающем меню. Сервис перенаправит пользователя на страницу приема онлайн-платежей. Там нужно ввести реквизиты карты и нажать «Оплатить». Деньги моментально поступят в ЛК.

Что такое код активации ОФД

Код активации позволяет подключить услуги ОФД. Есть два способа его получить (выбор делает оператор):

1. Покупка любой услуги на сайте ОФД;
2. Покупка скретч-карты.

Как купить подписку в «Платформе ОФД», используя код активации:

1. Перейдите в раздел «Лицевой счет» – «Оплата ККТ».
2. Выберите онлайн-кассу из списка (используйте фильтр). Отметьте ее флажком.
3. Нажмите «Ключ активации» в поле с ККТ.
4. Введите код и нажмите «Активировать».

После оформления подписки открывается доступ ко всем функциям ОФД

Как передавать данные через ОФД

Онлайн-касса нужна для формирования чеков, отчетов о регистрации, для открытия и закрытия смен. Чтобы касса автоматически передавала данные ОФД, нужно подключить ее к сети через кабель Ethernet или беспроводной канал (Wi-Fi, 2G/3G/4G).

Обмен данными в онлайн-режиме происходит следующим образом:

1. Внесение оплаты покупателем, формирование транзакции и отправка данных в фискальный накопитель (ФН).
2. Запись чека в памяти ФН, формирование фискального признака, отправка обратно в кассовую программу.
3. Передача сведений о платеже на сервер ОФД.
4. Получение на кассу ответа с подтверждением получения ФД.
5. Печать бумажного чека покупателю.

Этот процесс занимает считанные секунды. Документ хранится в архиве 5 лет.

Как перерегистрировать кассу с заменой ФН через ОФД

В ЛК ОФД можно ставить кассу на учет, а также осуществлять перерегистрацию (с заменой ФН или без нее).
По сравнению с сайтом ФНС процедура намного проще, т.к. информация о закрытии ФН не вводится вручную. Как проходит перерегистрация на «Платформе ОФД»:

1. Зайти в ЛК, выбрать раздел «Кассы» --> «Регистрация в ФНС» --> «Перерегистрация».
2. Выбрать нужную кассу из перечня, кликнуть «Далее».
3. При необходимости коррекции информации о ККТ – нажать на «Изменить данные кассы». После изменения данных откроется новая заявка на перерегистрацию.
4. Выбрать причину (замена ФН).
5. Когда отчет о закрытии ФН сформирован, нажать на кнопку «Заполнить автоматически».
6. Ввести данные нового ФН.
7. Сформировать отчет с изменениями на кассе.
8. Нажать «Отправить» и подписать заявку с помощью УКЭП.

Статус заявки отслеживается через меню. Перерегистрация считается успешно завершенной, когда заявку одобряет ФНС. В окне заявки станет доступна для загрузки «Карточка перерегистрации ККТ».

Закрытие договора с ОФД

Расторгнуть договор с ОФД можно в любое время без объяснения причин. Эта функция доступна в ЛК в разделе «Документы», вкладка «Договоры».

Заявка, заверенная ЭП, отправляется онлайн из ЛК. Чтобы вывести деньги, которые остались на балансе, нужно написать заявление на возврат и отправить его в бумажном виде на почтовый адрес оператора. Этот алгоритм действует почти во всех компаниях.

Перед расторжением договора с ОФД выберите организацию на замену, чтобы быстро переподключиться без простоя кассы. Сменив оператора, нужно перерегистрировать ККТ в ФНС без замены ФН.

Оператора могут лишить лицензии, в этом случае касса функционирует в автономном режиме, записывая все операции в ФН. В течение 20 дней пользователь должен подключиться к новому ОФД и подать данные в налоговую.