Сервис «1С-ЭДО». Польза для бизнеса.

Сервис «1С-ЭДО»: польза для бизнеса, особенности работы

«1С-ЭДО» - это сервис для легкого получения, подписи и отправки юридически значимых документов прямо из программы 1С. «1С-ЭДО» справляется со множеством задач и помогает автоматизировать работу сотрудников, с этим сервисом компании больше не нужно покупать канцелярские принадлежности и оплачивать курьерскую доставку, а также выделять пространство для хранения бумажных архивов. 

Каким компаниям подходит «1С-ЭДО»

«1С-ЭДО» востребован среди организаций любого масштаба и направления деятельности. Сервис встроен в «1С», это значит, что для отправки документов не нужно переключаться между приложениями и совершать дополнительные манипуляции. Сервис включает в себя доступ к техподдержке как от разработчиков «1С-ЭДО», так и от партнера «1С».

Сервис удобен для бухгалтеров. Во-первых, сотруднику не нужно вручную заполнять учётные данные -  это сделает программа на основе документов от контрагентов в «1С». При этом нет риска ошибиться в реквизитах и быть оштрафованным за неверную информацию в отчетах. Во-вторых, сотрудник может мгновенно найти любой документ, т.к. все данные находятся в программе «1С», а не в бумажных архивах. Это позволяет давать оперативные ответы на запросы от налоговой. 

Финансовый директор также получает выгоду от использования «1С-ЭДО». Документооборот как внутри компании, так и со внешними партнерами совершается несколькими кликами мышки. Это экономит время на оплату, закупки и так далее. Нет необходимости тратиться на канцелярские принадлежности, работу сотрудников, содержание бумажного архива. Вы не рискуете столкнуться со штрафами и невозвратом налогов.

Особенности оплаты

Оплачивается не отдельный электронный документ (ЭД), а целый комплект, который включает в себя электронный счёт-фактуру (в том числе УПД) и ещё два любых документа. Те ЭД, которые не являются счетами-фактурами и не входят в комплекты, формируются следующим образом: два ЭД = 1 комплект. Отправка одного комплекта стоит 1,8–10 рублей (цена зависит  от объёма трафика и условий сделки). Можно оплатить «1С-ЭДО» по факту (в течение месяца) либо приобрести тариф на более выгодных условиях. 

Информационно-технологическое сопровождение включает в себя и «1С-ЭДО», следовательно, компании, подключенные к тарифу «1С:ИТС», получают сто комплектов исходящих документов в месяц бесплатно. Отгружая не более 5 комплектов в месяц, пользователь свободен от дополнительной оплаты трафика. Это хорошее решение для тех, кто по большей части принимает документы от контрагентов и реже сам что-то отправляет. 

Виды документов, которыми можно обмениваться с контрагентами

Сервис «1С-ЭДО» дает возможность обмениваться любыми юридически значимыми документами в электронном виде, будь то УПД, счет-фактура, акт выполненных работ или что-то иное. База с электронными документами хранится в учётной системе.

Как начать работу с «1С-ЭДО»

Пользоваться сервисом «1С-ЭДО» можно только при наличии программы на платформе «1С». Также необходимо иметь одно из средств криптозащиты — «КриптоПро CSP» или ViPNet CSP и квалифицированную цифровую подпись, контейнер с паролем, логин/пароль к порталу «1С» и договор «1С:ИТС». Подойдёт любая квалифицированная ЭП от аккредитованного УЦ, но рекомендуется использовать подпись, выданную для работы в «1С-Отчётности».
 

Как совершается документооборот 

Пользователи могут обмениваться документами друг с другом напрямую или через посредника - оператора ЭДО, входящего в реестр ФНС РФ. Время с момента отправки документа до его получения адресатом – несколько секунд. Принцип работы напоминает электронную почту. Работа через оператора удобна тем, что документы автоматически проверяются на соответствие законам. Оператор также подтверждает юридическую значимость электронной подписи.

Для обмена документами с контрагентами не требуется заключать договор, при подключенном ЭДО достаточно обмена приглашениями. Сервис сам определит статусы участников и отметит их соответствующими цветами:

• красный — информация о контрагенте отсутствует, данные нужно заполнить вручную;
• желтый — партнер имеет несколько учетных записей, необходимо проверить данные и выбрать одну из них.
• зеленый — у контрагента есть одна учетная запись, приглашение можно отправить на нее либо вручную ввести новую.

Благодаря роумингу обмен документами осуществляется между компаниями, подключенными к любым операторам ЭДО. Роуминг работает без участия пользователя, но при необходимости можно настроить его вручную. 

Операторы ЭДО СФ (счетов-фактур):

• Калуга Астрал;
• Компания «Тензор»;
• Линк-сервис;
• ЭТП ГПБ;
• ТаксНет;
• АСКОМ.

Если вы выбрали для подключения к ЭДО «Калуга Астрал», то также можете автоматически настроить роуминг с операторами: 

• СКБ Контур (Диадок);
• Эвотор ОФД;
• АО НИИАС;
• КРИПТЭКС (Signatura);
• Финтендер-крипто (FINTENDER-EDS);
• БИФИТ ЭДО;
• Русь-Телеком;
• OFD.ru (ПЕТЕРСЕРВИС Спецтехнологии).

С остальными операторами необходимо настраивать роуминг по заявке:

• Оператор-ЦРПТ (ЭДО Лайт, Честный ЗНАК);
• КОРУС Консалтинг СНГ (СФЕРА);
• ИНФОТЕКС Интернет Траст (VipNet ЭДО Документ);
• СТЭК НТЦ (СТЭК-ТРАСТ);
• СИСЛИНК (DOCLINK);
• LERADATA;
• E-com.

Чтобы вручную настроить роуминг, отправьте заявку в «1С»

Сервис может работать в любых типовых и нетиповых приложениях на платформе «1С:Предприятие 8»:

• «1С»:Розница», ред. 2;
• Управление нашей фирмой;
• Управление торговлей, ред. 10.3 и 11;
• Управление холдингом;
• Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0;
• Комплексная автоматизация, ред. 1.1 и 2.0;
• Клиент ЭДО, ред. 2 и не только.

Как добавить ЭП в «1С»:

В «Администрировании» нужно выбрать «Обмен документами с контрагентами». Это важно сделать, иначе раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» не будет доступен.
Далее нужно снова зайти в «Администрирование», в разделе «Электронная подпись и шифрование» выбрать пункт «Электронные подписи». Затем открыть «Настройки электронной подписи и шифрования».
В «Программах» нажать «Добавить» и в строке «Представление» выбрать один из предложенных криптопровайдеров. Остальные данные программа заполнит автоматически.
В окне со списком вариантов шифрования нужно выбрать действующий сертификат. Если его нет в перечне, придется загрузить его из тех, что установлены на компьютере.

Когда вы добавите сертификат, появится список документов, которые подходят для подписи.

Создание учетной записи ЭДО

Алгоритм подключения к ЭДО:

Зайти в раздел «Реквизиты организации», кликнуть на «ЭДО» и «Подключить организацию». Нажать на «Сертификат».
Выбрать действующий сертификат из перечня и нажать «Далее».
Ввести пароль от ЭП и нажать «Выбрать». Если до этого вы уже подключались к ЭДО, нужно восстановить учетную запись, выбрав соответствующий идентификатор. Если же вы подключаетесь первый раз, нажмите «Получить новый» и выберите одного из предложенных операторов ЭДО. Все необходимые данные из карточки предприятия программа впишет автоматически. При необходимости можно настроить отправку уведомлений.

Введите информацию о назначении и описании учетной записи. Эти данные будут доступны для просмотра всем пользователям «1С» при настройке связи с вами по ЭДО. 

Прочитайте условия использования, поставьте галочку, подтвердив свое согласие, и кликните «Подключить».

Чтобы подключиться к сервису, нужно подписать пользовательское соглашение. Когда регистрация будет завершена, можно закрыть окно и начинать обмениваться приглашениями с контрагентами.

К сервису «1С-ЭДО» можно подключиться в любой момент, это бесплатно. Не нужно платить также за входящие документы. Исходящий трафик оплачивается комплектами.