ЭДО: как это работает

Переход на электронный документооборот

Зачем компании переходить на электронный документооборот (ЭДО)? Как выбрать подходящего оператора ЭДО? Могут ли хакеры получить доступ к электронному архиву документов? На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

1. Внутренние (для обмена внутри компании) 
2. Внешние (обмен осуществляется между партнёрами).

Электронный документооборот ускоряет и упрощает передачу информации как внутри компании, так и в процессе взаимодействия с клиентами, поставщиками и госорганами.

Система ЭДО состоит из двух важных элементов:

1. Оператор ЭДО – компания, защищающая данные во время их хранения и передачи;
2. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — уникальная комбинация символов, которая признается эквивалентом традиционной подписи. ЭЦП может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной. Каждый вид ЭЦП имеет свой уровень защиты и юридическую значимость, и применяются они в разных ситуациях.

Все документы, которые подписываются электронной подписью, имеют юридическую силу.

Как происходит обмен электронными документами?

1. Контрагенты и заключают договор с оператором ЭДО и подключаются к системе;
2. Первый контрагент создаёт или загружает файл в систему;
3. Файл подписывается электронной подписью и отправляется второму контрагенту;
4. Второй участник открывает файл в своем личном кабинете;
5. Получатель наносит свою ЭП;
6. Подписанный документ возвращается отправителю.

Все операции с документом отображаются и фиксируются в программе.

Зачем компании переходить на цифровое взаимодействие?

• Экономия. Больше не нужно покупать  бумагу, канцелярские принадлежности, краску для принтера, заказывать печати. Хотя по отдельности это и не дорого, но в целом организация тратит на эти мелочи заметную сумму. Да, документы в электронном формате тоже требуют затрат, но значительно меньших.


• Свободное пространство. Есть документы, которые по закону нужно хранить много лет. Крупным компаниям приходится снимать для бумаг отдельное помещение или даже несколько. Серверы, на которых хранятся электронные документы, занимают гораздо меньше места.


• Надёжное хранение и быстрый поиск. Бумажные листы легко повредить, перепутать или потерять в процессе транспортировки.  Электронные хранилища всегда имеют резервные копии. Что касается поиска, в электронном архиве можно найти любой документ за минуту, чего не скажешь о бумажных архивах.


• Ускорение взаимодействия сотрудников. Электронные файлы можно передавать со своего рабочего места. Их не нужно относить на подписание – всё происходит онлайн.


• Повышение лояльности клиентов. Иногда заказчику нужен не только чек, но и какие-то сопутствующие документы, например, акт выполненных работ. Возможность получить все необходимые данные, не выходя из дома, хорошо сказывается на отношении клиентов к компании.


• Безопасность. ЭДО представляет собой единую сеть, где документы можно просматривать одновременно на нескольких устройствах. Их не приходится копировать и пересылать, что способствует сохранности информации.


• Возможность отслеживать эффективность работы сотрудников.

Когда отчётные и первичные документы переводятся в электронный формат, работать с контрагентами, взаимодействовать с налоговой службой и фондами становится намного удобнее. В сфере кадрового делопроизводства при переходе на ЭДО улучшается качество общения с работниками; электронные каналы связи позволяют эффективно взаимодействовать с сотрудниками, работающими удалённо.

В переходе на систему ЭДО заинтересованы не только крупные компании с большим штатом работников, дочерними предприятиями и многоуровневой системой учёта. Среднему и малому бизнесу это также выгодно и вполне доступно.

Однако, при всех перечисленных преимуществах перехода, многие работодатели стремятся оставить всё, как есть. Почему это происходит?

Как видите, недостатки есть, но они не очень существенные. Затраты со временем окупаются, а преимущества остаются с компанией. 

Мифы, связанные с ЭДО

Некоторые  работодатели опасаются утраты архива документов. Однако, если отнестись к хранению данных серьезно, то эти опасения излишни. Чтобы избежать утраты архива, достаточно настроить резервное копирование,  организовать учёт хранения данных и пользоваться антивирусами.

Следующее распространенное заблуждение связано с тем, что электронные документы якобы не принимают в госорганах. Это не так. В федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» подтверждается юридическая значимость документов с электронной подписью.

Также работодатели опасаются кражи электронных документов хакерами или операторами системы ЭДО. Однако, на самом деле, система хорошо защищена. Пароли пользователей хранятся в закодированном виде в закрытых облачных хранилищах, а ключи сертификатов есть только у самих пользователей. Кража со стороны оператора также исключена. Во-первых, оператор знает, что в случае кражи ему придется предстать перед судом. Во-вторых, системы ЭДО постоянно контролируют защищённость свой инфраструктуры и устраняют любые лазейки.

Переход на ЭДО неизбежен?

В последнее время на российском рынке ЭДО наблюдается устойчивый рост (на 20%).

ЭДО выбирают компании, которые стремятся расширяться, повышать уровень обслуживания клиентов и эффективность взаимодействия с поставщиками. Безусловно, переход на ЭДО внутри компании – дело добровольное. Организации вполне могут продолжать вести документы на бумаге. Это касается и сотрудников: они имеют право отказаться от нововведений. В случае, когда часть сотрудников не подписала согласие на переход, а другие решили всё же подключиться к ЭДО, работодатель должен использовать смешанный документооборот.

Что касается внешних документов, в ближайшем будущем ожидается обязательный переход на ЭДО для всех без исключения предприятий.

Во что обойдётся компании переход на ЭДО?

Затраты зависят от объёмов потока документов организации работы с ними. Перед тем, как внедрять ЭДО, следует проанализировать  реальные потребности компании, чтобы не переплачивать. Существуют три вида решения для разных компаний:

1. ВЕБ-ВЕРСИЯ. Хороший выбор при небольшом объеме документооборота (100 единиц в месяц).  Веб-версия работает по принципу, близкому к электронной почте. В этом случае интеграция с другими информационными системами компании не требуется.
2. «КОРОБОЧНЫЕ» РЕШЕНИЯ для интеграции с одной учётной системой. Этот вариант подходит компаниям с исходящим потоком документов от 100 до 500 единиц в месяц, которые пользуются учетными системами Парус, 1С и т.п.Это недорогие решения, которые можно установить самостоятельно, не меняя привычное ПО.
3. ИНТЕГРАЦИЯ С НЕСКОЛЬКИМИ УЧЕТНЫМИ СИСТЕМАМИ. Крупные организации с сетью филиалов и разными учетными системами, как правило, используют системы управления базами данных, такие как SAP ERP, MS Dynamics, Oracle, Архив ЭЛАР и т.п. Систему ЭДО можно интегрировать с ними, но на это потребуется определённое количество времени и денег. Игра определенно стоит свеч: после перехода на ЭДО сотрудники компании получают возможность обрабатывать электронные документы в едином окне, при этом все операции производятся в привычном интерфейсе используемой учётной системы.

Алгоритм перехода на электронный документооборот

Если Вы взвесили все за и против и приняли решение реорганизовать документооборот и перевести его в электронный формат, действуйте по инструкции:

Шаг 1. Откорректируйте локальные нормативные акты, которые регламентируют документооборот и учётную политику организации. Составьте положение о переходе на ЭДО, методические рекомендации и инструкции для каждого участника процесса.

Шаг 2. Проведите анализ схемы документооборота, действующей в вашей организации. Посчитайте количество сотрудников, задействованных в процессах формирования и обработки документов, оцените, какие этапы занимают основную часть времени. Подумайте над способами уменьшения задержек и потерь в бумажных цепочках за счёт их цифровизации.

Шаг 3. Определитесь с выбором технического решения, принимая во внимание уже выстроенную в компании схему ЭДО: веб-версия, «коробочное» интеграционное решение или интеграция с несколькими учётными системами, которые используются в организации.

Шаг 4. Когда решены вопросы объёмов и способов интеграции, необходимо выбрать оператора ЭДО. Услуги оператора тарифицируются в зависимости от объёма исходящего документопотока. Чем он больше, тем ниже стоимость услуг оператора. В среднем, цена отправки одного документа варьируется в пределах 5-15 р.  Выбирая оператора, оцените его по следующим параметрам:

– подход к безопасности обмена файлами;

– количество абонентов;

– особенности предложенных тарифных планов, возможность получить скидку;

– наличие  и цена роуминга;

– срок работы на рынке и репутация;

– особенности сервисного обслуживания.

Шаг 5. Оформите электронные подписи ответственным исполнителям. ЭП бывает простой, неквалифицированной или усиленной квалифицированной. Усиленная квалифицированная подпись понадобится в любом случае, т.к. некоторые документы требуют максимальной защиты и другая подпись для них не подходит. Это трудовой договор; договор о материальной ответственности; ученический договор; договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы; приказ о применении дисциплинарного взыскания; уведомление об изменении условий трудового договора.

Шаг 5. Вам нужно составить приказ о переходе компании на ЭДО и назначить ответственного за этот процесс.

Шаг 6. Чтобы организовать ЭДО между компаниями, подключайте партнеров. Отправьте письма всем потенциальным контрагентам: проинформируйте их о своем переходе на ЭДО и пригласите присоединиться к системе. Можно донести до партнеров информацию через ваш сайт или сайт оператора ЭДО, а также позвонить лично. В случае согласия партнёру необходимо будет подключиться к тому же оператору ЭДО и заключить с ним договор. Каких-либо дополнительных соглашений между двумя контрагентами заключать не требуется. Чем больше контрагентов будет вовлечено в электронный обмен документами, тем быстрее окупятся затраты Вашей компании. 

Так или иначе, переход на ЭДО неизбежен для всех компаний — многие государственные структуры уже сейчас принимают документы только в цифровом формате. Чем раньше компания избавится от бумажной рутины, тем быстрее окупятся ее затраты на переход.