Облачные сервисы

Облачные сервисы ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет мгновенно обмениваться документами в цифровом формате через оператора ЭДО. Участвующие в обмене компании должны быть подключены к одной системе ЭДО, которая может быть представлена как локальная программа для ПК или как онлайн-сервис для хранения информации в "облаке".

Сильные стороны ЭДО

Обмен данными в электронном формате уверенно заменяет традиционный способ документрооборота. Причина в том, что ЭДО позволяет компании оптимизировать работу с документацией и получить ряд преимуществ:

отпадают расходы на печать и бумагу;
работа сотрудников становится более прозрачной;
информация надежно защищена от потери;
все документы классифицированы;
можно в любой момент быстро получить доступ к любому файлу;
документы доступны для рпедактирования, можно отследить их историю;
работа с готовыми стандартными формами.

Юридическую значимость электронным документам придает квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами происходит через систему оператора ЭДО, которая может размещаться на компьютерах компании или в "облаке". Локальные системы имеют свои преимущества: они обеспечивают быстрый доступ к файлам и безопасность, а также, их можно настраивать под свои потребности. В отличие от них, облачные системы более экономичны и легче масштабируются, их отличает высокая скорость внедрения.

В начале массового перехода на ЭДО популярностью пользовались локальные системы, но сейчас большинство компаний выбирает облачные СЭД как более гибкий и удобный вариант. Облачные системы не требуют установки специального ПО на устройства, их можно использовать на любых гаджетах, подбирая планы подписок под себя.

Преимущества облачных систем.

Облачные системы ЭДО считаются более экономичными в связи со следующими особенностями:

Широкий выбор тарифных планов, от доступных простых предложений до профессиональных.
Не нужно платить зарплату IT-специалистам, а также тратиться на оборудование, ПО, электричество.
Возможность перейти с одной системы на другую без риска финансовых потерь. Это связано с тем, что пользователь не покупает систему, а арендует ее.
Быстрый старт. Все тарифы полностью укомплектованы и готовы к работе, нет необходимости делать детальную настройку.
Простота в использовании. Система разработана так, чтобы любой человек мог быстро разобраться в настройках.

Безопасность облачных СЭД

При обмене документами сохранность данных стоит на первом месте. Многие предприниматели опасаются использовать облачные сервисы, сомневаясь в их безопасности. На самом деле, для этого нет оснований. Поставщик гарантирует заказчику безопасность, когда заключает с ним договор об использовании облачных систем ЭДО. Вероятность того, что в дата-центре техника выйдет из строя, крайне мала, по сравнению с офисом или домом. Оборудование там защищено от перепадов напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Системы автоматического копирования сохранят данные даже в случае непредвиденных сбоев.

Доступ к файлам предоставляется через интерфейс онлайн-сервиса, все документы хранятся в дата-центрах, а не у пользователя. Благодаря шифрованию данных, информация надежно защищена от потери. Доступ к данным имеет только владелец аккаунта. Чтобы обеспечить сохранность и конфиденциальность при обмене документами через сервис в "облаке", достаточно соблюдать общие правила информационной безопасности: создать сложные логин и пароль, не подключаться к серверу с неизвестных устройств и по незащищенному соединению

Заключение

Локальные системы хранения данных уходят в прошлое, уступая место облачным системам ЭДО. Причина этому - экономическая выгода и удобство использования. Система очень проста и не требует специального обучения, после ее подключения пользователи
могут сразу же начать обмениваться электронными документами.

Возврат к списку